Sistema de turnos online para consultorio: cómo funciona y qué configurar

La parte visible es una página de reservas. Funciona a cualquier hora y le saca al consultorio el ida y vuelta de "¿tenés turno para el jueves?". Lo que define si sirve no es la página: es lo que configurás antes de publicarla.

Qué es una página pública de turnos

Es la cara visible de tu agenda. Vive en un link que compartís por WhatsApp, por mail o en tu perfil de Google. Es una página web: el paciente la abre desde el navegador del celular, sin instalar nada. Cuando el paciente reserva, el turno queda cargado en la misma agenda que usás en el consultorio, en el mismo hueco que hubiera ocupado si lo anotabas vos.

No reemplaza a la agenda que manejás desde adentro. La complementa: los turnos que das por teléfono o en el mostrador siguen entrando igual, y la página muestra solo lo que quedó libre.

Qué ve el paciente

Depende del sistema, pero en general el recorrido es este:

1. Elige el profesional, si en el consultorio hay más de uno.
2. Elige el servicio: consulta, control, una práctica en particular.
3. Indica si viene por obra social o prepaga, o como particular.
4. Ve los días y horarios libres y elige uno.
5. Ve cuánto va a pagar: el precio si es particular, o el copago de su cobertura.
6. Deja sus datos y confirma.

Lo que no tiene que ver es igual de importante. El paciente no ve quién más tiene turno, ni los huecos que bloqueaste, ni los horarios que guardaste para sobreturnos o para tareas del consultorio.

Qué decide el médico

La página muestra lo que vos configurás. Antes de publicarla, decidí:

• Qué servicios se ofrecen online. No todo tiene que estar. Una primera consulta puede reservarse sola; una práctica que necesita preparación o autorización previa quizás conviene darla por teléfono.
• Qué horarios se abren. Podés publicar toda la agenda o solo una parte, y dejar el resto para los turnos que das vos.
• Cuánta anticipación se permite. Un mínimo, para que nadie reserve para dentro de una hora, y un máximo, para que no te llenen la agenda de dentro de seis meses.
• Qué coberturas se aceptan y cuánto es el copago de cada una.
• Si el turno se confirma solo o pide algo antes. Confirmar por mail, o pagar para dejarlo reservado. Pedir el pago frena a quien reserva por las dudas, pero también a quien no tiene tarjeta a mano. Sirve para servicios puntuales, no para todo. Cómo se cobra una seña está en link de pago para el consultorio.
• Qué datos del paciente pide el sistema. Nombre, DNI, teléfono y mail alcanzan para la mayoría. Con cobertura, el número de afiliado.

Cómo baja el ida y vuelta por WhatsApp y teléfono

Muchos de los mensajes que recibe un consultorio son variantes de la misma pregunta: "¿tenés turno para tal día?". Contestarla lleva mirar la agenda, proponer un horario, esperar la respuesta y, muchas veces, volver a empezar porque ese horario ya no sirve.

Con una página de reservas esa conversación desaparece. El paciente ve los horarios y elige. Si ninguno le sirve, lo ve solo y busca otro día, sin que nadie del consultorio intervenga.

También baja el error humano: no hay que copiar un nombre o un teléfono de un chat a la agenda, y un horario que ya se reservó deja de aparecer como libre.

Lo que queda para el teléfono es lo que la página no resuelve: una urgencia, una duda sobre una práctica, alguien que no se maneja con el celular. Ese tiempo vale más que el que se iba en confirmar horarios.

La misma página ayuda con las ausencias si el sistema manda recordatorios y deja cancelar desde un link: un turno que se cancela con tiempo vuelve a quedar libre para otro paciente. Está en cómo reducir el ausentismo.

Qué revisar antes de publicar la agenda

• Los horarios de atención cargados. Si un día no tiene horario, la página no muestra nada ese día. Si tiene un horario viejo, se van a reservar turnos que no podés atender.
• La duración de cada servicio. Es lo que define cuántos turnos entran en la mañana. Una consulta cargada de 15 minutos cuando en realidad dura 30 te llena el día de a dos.
• Los precios y copagos. Lo que ve el paciente al reservar es lo que va a esperar pagar. Si están desactualizados, la discusión es en el mostrador.
• Los bloqueos. Vacaciones, congresos, la mañana que usás para trámites. Cargalos antes de compartir el link, no después.
• Una reserva de prueba. Entrá al link como si fueras un paciente y sacá un turno. Es la única forma de ver lo que ve el paciente.

Errores comunes

• Abrir toda la agenda de golpe. Si nunca tuviste reservas online, empezá con algunos horarios o un solo servicio y sumá el resto cuando veas cómo funciona.
• No mirar la agenda. Los turnos entran solos, y también los cambios. Si nadie revisa el día a la mañana, aparecen pacientes que nadie esperaba.
• Dejar el link sin difundir. Una página que nadie conoce no ahorra ningún llamado. Ponela en el estado de WhatsApp, en el mensaje de respuesta automática, en la firma del mail.
• Pedir demasiados datos. Cada campo de más hace más larga la reserva y más probable que el paciente la abandone.
• Confundir "visible" con "reservable". Que un profesional aparezca en la página no significa que se le puedan sacar turnos. Revisá las dos cosas.

Preguntas frecuentes

¿El paciente necesita bajarse una app para sacar turno online?

No hace falta: una página de turnos es una página web. El paciente abre el link desde el navegador del celular o de la computadora, elige el horario y deja sus datos. Si un sistema le pide instalar algo para reservar, es una traba más.

¿Puedo elegir qué turnos se ven online?

Sí, y conviene. Elegí qué servicios y qué profesionales se ofrecen, y en qué horarios. Lo que no publicás lo seguís dando vos, por teléfono o en el mostrador, en la misma agenda.

¿Cómo evito que reserven a último momento?

Con una anticipación mínima por servicio: por ejemplo, que no se pueda reservar para dentro de menos de dos horas. Con una máxima evitás lo contrario, que te llenen la agenda de dentro de varios meses.

¿Puedo pedir una seña para reservar online?

Depende del sistema. Algunos dejan pedir el pago para confirmar el turno: el paciente paga al reservar y, si no paga, el horario se libera. Usalo para servicios puntuales, no para todo: frena a quien no tiene tarjeta a mano.

Cómo es en ixi

En ixi cada equipo puede tener una página con su propia dirección. Se elige en Página, desde el menú de los tres puntos de la barra de arriba, y desde ahí copiás el link para compartirlo con tus pacientes: queda ixi.ar/ seguido de la dirección que elegiste. Cómo se arma está en Configurar la página pública.

Un equipo nuevo y cada profesional nuevo empiezan en privado: nada se ve en ixi.ar hasta que el profesional verifica su identidad. Entonces aparece la hoja Publicar mi página, donde elegís publicarla o tocar Por ahora, mantenerla privada, y la publicás después desde Página. Está en Publicar tu página de turnos.

El paciente entra a la página del equipo y elige para qué es el turno y su cobertura, con Particular ya elegida. Si quiere, elige el profesional. Después elige el día y el horario, completa nombre, apellido, DNI, email y celular y toca Confirmar turno. Con obra social o prepaga también pone su número de afiliado. Confirma el turno desde el email que le llega: mientras tanto, el turno aparece en la Agenda como Pendiente, y si no lo confirma en 45 minutos se cancela solo y el horario se libera. Si el servicio tiene precio, lo ve arriba de los horarios y otra vez al reservar: el precio si es particular o el copago de su obra social. El recorrido completo está en Saber cómo reserva un paciente online.

Qué se ve y qué se puede reservar lo decidís con una pregunta, en cada profesional, servicio y cobertura: ¿Los pacientes pueden reservarlo online? Con Sí, en mi página de turnos aparece y se reserva. Con No, solo lo doy yo desde la agenda no aparece en la página, pero lo seguís usando para dar turnos desde la Agenda. En Más opciones hay otras dos: mostrarlo sin reserva online, o reservable solo con el link directo. La visibilidad del equipo (Público, Visible, No listado o Privado) es un techo para todos: si es más cerrada, manda. Los turnos que das desde ixi no dependen de nada de esto. Está explicado en Elegir qué se ve y qué se puede reservar online.

Para tomar turnos online, cada profesional tiene que verificar su identidad desde su propia cuenta, con Verificar identidad en su Documentación, tener horarios de atención cargados y haber publicado su página. Los horarios que ve el paciente salen de esos horarios de atención, en cada lugar, y por servicio podés fijar la anticipación mínima y máxima con la que se puede reservar online. Ver Cambiar los horarios de atención y Limitar con cuánta anticipación se puede reservar.

Si querés que un servicio se confirme recién cuando el paciente paga, lo elegís en la columna Pago de ese servicio: No requerido, Solo página o Todos. Hace falta una cuenta de Mercado Pago conectada en Pagos para ese profesional. Un turno que queda esperando el pago y no se paga se cancela solo. Ver Pedir el pago para confirmar un turno.

Si un paciente dice que no puede reservar, hay una lista de qué revisar en Resolver que un paciente no pueda reservar online.

Los planes están en precios.

Fuentes

• Configurar la página pública para reservas online, ayuda de ixi.
• Saber cómo reserva un paciente online, ayuda de ixi.
• Elegir qué se ve y qué se puede reservar online, ayuda de ixi.
• Cambiar los horarios de atención de un profesional, ayuda de ixi.
• Limitar con cuánta anticipación se puede reservar, ayuda de ixi.
• Pedir el pago para confirmar un turno, ayuda de ixi.
• Resolver que un paciente no pueda reservar online, ayuda de ixi.